Umowa o pracę online: czym jest system eUmowy i co zmienia nowelizacja

Czy umowę o pracę albo zlecenie da się dziś zawrzeć równie prosto jak założyć konto w banku – w kilka kliknięć, bez drukarki i wizyty u pracodawcy? Państwo właśnie rozbudowuje narzędzie, które ma to umożliwić, i to dla znacznie szerszego grona niż dotąd.

To pierwsza z pięciu nowelizacji z naszego przeglądu zmian z tygodnia 15–21 czerwca, którą rozkładamy na czynniki pierwsze. Ustawa z dnia 15 maja 2026 r. o zmianie ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 734) otwiera rządowy system na każdą firmę, dokłada nowe rodzaje umów i pozwala prowadzić dokumentację w pełni cyfrowo.

Skąd ta zmiana?

System teleinformatyczny do obsługi umów powstał na podstawie ustawy z 16 listopada 2022 r., a realnie ruszył 7 stycznia 2026 r. W pierwotnym kształcie był dość wąski, z gotowymi wzorami umów, ale dostępny tylko dla osób fizycznych, rolników, mikroprzedsiębiorców i podmiotów zatrudniających do 9 osób. Pozwalał zawrzeć właściwie trzy rodzaje umów – o pracę, zlecenia i umowę uaktywniającą (z nianią) – i miał ułatwiać proste, codzienne zatrudnienie, na przykład opiekunki czy pomocy domowej.

Zaledwie kilka tygodni po starcie rząd postanowił go rozbudować. Nowelizacja to rządowy projekt o charakterze deregulacyjnym (druk nr 2290), uchwalony 15 maja 2026 r., podpisany przez Prezydenta Karola Nawrockiego i ogłoszony 5 czerwca 2026 r. System zyskał przy okazji markę – „eUmowy". Wejście w życie rozłożono w czasie:

Ustawa wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem art. 2 pkt 1, który wchodzi w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia.

Zasadnicza część obowiązuje więc od 20 czerwca 2026 r., a jeden przepis dotyczący danych przekazywanych do ZUS – od 6 grudnia 2026 r.

Otwarcie na każdą firmę i nowe rodzaje umów

Najważniejsza zmiana znosi limit wielkości pracodawcy. Dotąd katalog podmiotów był zamknięty; po nowelizacji z Systemu skorzysta każdy, kto zechce:

Po zmianie ustawy umowy będą mogły być zawierane za pośrednictwem Systemu przez każdy zainteresowany podmiot, który tylko wyrazi taką wolę, niezależnie od posiadanego statusu czy wielkości podmiotu.

Rośnie też lista umów. Obok umowy o pracę, zlecenia i umowy z nianią pojawiają się umowy towarzyszące zatrudnieniu – o zakazie konkurencji, szkoleniowa (o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych) i o współodpowiedzialności materialnej – a także porozumienie o wykonywaniu świadczeń wolontariackich. System pozwoli również potwierdzić obecność pracownika czy zgłosić rozpoczęcie pracy zdalnej. Co istotne, umowę zawartą wcześniej poza Systemem mikro- i mały przedsiębiorca będzie mógł do niego przenieść albo dokonać w nim pojedynczej czynności, na przykład aneksu podnoszącego wynagrodzenie. Korzystanie z Systemu pozostaje przy tym dobrowolne i bezpłatne, a zwykła forma pisemna nadal jest pełnoprawną alternatywą.

W pełni cyfrowy podpis i dokumentacja

Umowy w Systemie można podpisać nie tylko kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ale też podpisem osobistym (z e-dowodu) albo podpisem zaufanym – darmowym i dostępnym dla każdego, kto ma profil zaufany. Dla umów towarzyszących zatrudnieniu oraz porozumień wolontariackich ustawa przesądza wprost o ich mocy:

Opatrzenie umowy związanej z zatrudnieniem oraz porozumienia podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywołuje skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.

Pracodawca może zadeklarować, że dokumentację pracowniczą prowadzi w Systemie – wtedy to System ją przechowuje, zdejmując z firmy ciężar archiwizacji akt. Papierowe dokumenty można wprowadzić jako cyfrowe odwzorowania (skany opatrzone kwalifikowaną pieczęcią lub podpisem), a z czasem także sporządzać oświadczenia woli i wnioski bezpośrednio w Systemie.

Wymiana danych z ZUS, skarbówką i rejestrami

Żeby zautomatyzować rozliczenia, System ma intensywnie wymieniać dane. Pobierze je z KRS i CEIDG (m.in. po to, by zweryfikować, czy osoba zawierająca umowę faktycznie reprezentuje firmę), prześle informacje do Krajowej Administracji Skarbowej, a docelowo ZUS przekaże do Systemu dane, które dziś trafiają na PUE ZUS – o zwolnieniach lekarskich, opiece nad dzieckiem czy stażu pracy. Dostęp do danych zyska także Państwowa Inspekcja Pracy, ale tylko na wniosek i w zakresie niezbędnym do kontroli.

Ustawodawca dołożył przy tym bezpieczniki. Wprost zakazano wykorzystywania zgromadzonych danych do analiz zbiorczych identyfikujących podmioty, profilowania użytkowników i automatycznego typowania podmiotów do kontroli. Projektodawca podkreślał też zasadę minimalizacji:

Kierując się zasadą minimalizacji danych, wyrażoną w art. 5 ust. 1 lit. c RODO, w projekcie ustawy zrezygnowano z pozyskiwania informacji o rodzaju, numerze i serii dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Zakres gromadzonych danych ma odpowiadać temu, czego i tak wymagają przepisy prawa pracy, Kodeksu cywilnego oraz przepisy ubezpieczeniowe i podatkowe.

Kiedy to realnie zadziała?

To że ustawa obowiązuje od 20 czerwca nie znaczy, że wszystkie nowe funkcje ruszają tego dnia. Rozbudowane funkcjonalności mają być wdrażane etapami:

Funkcjonalność ta zostanie udostępniona w terminie 3 lat od dnia wejścia w życie nowelizowanej ustawy. Informacja o uruchomieniu nowej funkcjonalności zostanie ogłoszona w komunikacie ministra właściwego do spraw pracy.

Minister ma więc nawet trzy lata na udostępnienie pełni nowych funkcji, a ZUS dwa lata na przygotowanie swojego systemu; konkretne daty poznamy z urzędowych komunikatów.

Podsumowanie

Nowelizacja zamienia niszowy system, kojarzony z zatrudnianiem niani, w narzędzie potencjalnie dla każdej firmy: otwiera dostęp niezależnie od wielkości pracodawcy, dokłada umowy towarzyszące zatrudnieniu i wolontariat, pozwala prowadzić dokumentację pracowniczą i podpisywać umowy w pełni cyfrowo, a wymianę danych z ZUS, KAS i rejestrami obudowuje zakazem profilowania. Najważniejsze zastrzeżenie to czas – realny zasięg zmian wyznaczą komunikaty ministra w ciągu najbliższych lat. Pełny tekst ustawy o systemie eUmowy i powiązanych przepisów sprawdzisz w wyszukiwarce aktów prawnych w Prostej Umowie, a pierwsze orzeczenia na tle nowych przepisów – gdy się pojawią – w Wyszukiwarce Orzeczeń Sądowych.

Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sprawa wymaga indywidualnej analizy stanu faktycznego, treści dokumentów oraz aktualnego orzecznictwa.