Jawność wynagrodzeń: co czeka pracodawców?

Chcesz wiedzieć, ile zarabia osoba przy biurku obok, która wykonuje mniej więcej tę samą pracę? Coraz częściej ma to być możliwe – struktura wynagrodzeń w firmach stopniowo staje się jawna, a pracodawcy zyskują nowe obowiązki w zakresie przejrzystości płac. To efekt wdrażania do polskiego prawa unijnej dyrektywy o równości wynagrodzeń.

Zmiany są jednak rozłożone w czasie i wchodzą etapami, więc łatwo pogubić się w tym, co już obowiązuje, a co dopiero przed nami. W Prostej Umowie śledzimy nową legislację na bieżąco – poniżej porządkujemy cały kalendarz: od przejrzystości w rekrutacji po raportowanie luki płacowej, i wskazujemy, kiedy naprawdę poczują to firmy oraz pracownicy.

Skąd ta zmiana? Dyrektywa 2023/970 i luka płacowa

Źródłem zmian jest dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości – za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania. Dyrektywa weszła w życie 6 czerwca 2023 r., a państwa członkowskie mają czas na jej wdrożenie do 7 czerwca 2026 r. Pierwotnie z tym właśnie terminem wiązano wejście w życie pełnego pakietu nowych obowiązków.

Po co to wszystko? Sama zasada równej płacy obowiązuje od dawna (wynika m.in. z art. 33 Konstytucji oraz art. 18³c Kodeksu pracy), ale – jak zauważa unijny prawodawca – bez przejrzystości trudno nierówności w ogóle wykryć, a tym bardziej ich dochodzić. Pracownik zwykle nie wie, jak wypada na tle innych osób na porównywalnych stanowiskach.

Co ciekawe, Polska wcale nie jest tu czarną owcą. Z danych Eurostatu przywołanych w uzasadnieniu projektu wynika, że luka płacowa między kobietami a mężczyznami wynosiła w Polsce w 2023 r. około 7,8 proc., przy średniej unijnej 12 proc. – to jeden z najniższych wyników w całej UE. Słabiej jest jednak w sektorze prywatnym (w 2022 r. ok. 14 proc.) oraz w „elastycznych" składnikach płacy, takich jak premie i nagrody. A mimo to – jak podaje uzasadnienie – analizę wysokości płac i działania korygujące prowadzi zaledwie co dwudziesta firma. Dyrektywa ma to zmienić, przesuwając ciężar z reagowania na pojedyncze skargi na systemowe sprawdzanie struktury wynagrodzeń.

Co już obowiązuje: przejrzystość w rekrutacji (od 24 grudnia 2025 r.)

Pierwszy etap wdrożenia dyrektywy to nowelizacja Kodeksu pracy (Dz.U. 2025 poz. 807), która obowiązuje już od 24 grudnia 2025 r. Dotyczy etapu, na którym dochodzi do największej nierównowagi informacji: rekrutacji.

Po pierwsze, do Kodeksu pracy dodano nowy art. 18³ca, który zobowiązuje pracodawcę do informowania kandydata o wynagrodzeniu jeszcze przed zatrudnieniem:

Art. 18³ca § 1. Osoba ubiegająca się o zatrudnienie na danym stanowisku otrzymuje od pracodawcy informację o: 1) wynagrodzeniu (…), jego początkowej wysokości lub jego przedziale – opartym na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci (…).

Informację tę pracodawca ma przekazać z wyprzedzeniem – w ogłoszeniu o naborze, a jeśli go nie było, to najpóźniej przed rozmową kwalifikacyjną albo przed nawiązaniem stosunku pracy. Dodatkowo same ogłoszenia i nazwy stanowisk mają być neutralne pod względem płci, a proces rekrutacji niedyskryminujący (art. 18³ca § 3).

Po drugie, zmieniono katalog danych, których pracodawca może żądać od kandydata. Znowelizowany art. 22¹ § 1 pkt 6 Kodeksu pracy pozwala pytać o:

przebieg dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy.

W praktyce oznacza to zakaz pytania kandydata o jego dotychczasowe zarobki. To celowe odcięcie mechanizmu, który utrwalał nierówności: jeśli nowa pensja jest pochodną poprzedniej, raz powstała luka wędruje za pracownikiem od firmy do firmy.

Zasada równej płacy nie jest nowa (i sądy ją egzekwują)

Warto rozwiać jedno nieporozumienie. Nowe przepisy nie wprowadzają prawa do równego wynagrodzenia – to prawo istnieje od ponad dwóch dekad. W naszym Informatorze regularnie wraca pytanie, czy kobiety i mężczyźni mają prawo do równej płacy za tę samą pracę. Odpowiedź jest twierdząca i opiera się na przepisach, które obowiązują już dziś.

Zgodnie z art. 18³c Kodeksu pracy pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości, przy czym wynagrodzenie obejmuje wszystkie składniki – także premie, dodatki i nagrody. Uzupełnia to ogólna zasada równego traktowania (art. 18³a) oraz reguła z art. 11² Kodeksu pracy, że pracownicy mają równe prawa z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków. Jeśli pracodawca różnicuje płace, musi to oprzeć na obiektywnych kryteriach – a w sporze to on udowadnia, że kierował się obiektywnymi powodami (art. 18³b). Pracownik musi jedynie uprawdopodobnić nierówne traktowanie. Za naruszenie zasady przysługuje odszkodowanie nie niższe niż minimalne wynagrodzenie (art. 18³d), a domagania się równego traktowania nie wolno karać zwolnieniem (art. 18³e).

Linia orzecznicza, którą wskazuje nasza Wyszukiwarka Orzeczeń Sądowych, jest tu spójna i praktyczna. Sądy konsekwentnie podkreślają, że o porównaniu decyduje rzeczywisty zakres obowiązków, a nie nazwa stanowiska (wyrok Sądu Rejonowego w Żarach, sygn. akt IV P 3/20). Potwierdzają też rozkład ciężaru dowodu: to pracodawca wykazuje obiektywne przyczyny różnicy (wyrok Sądu Najwyższego, sygn. akt I PK 171/02), a pracownik ma jedynie wskazać fakty uprawdopodabniające gorsze traktowanie (wyrok Sądu Najwyższego, sygn. akt I PK 242/06). Innymi słowy: narzędzia do dochodzenia równej płacy już są. Nowe przepisy mają sprawić, by pracownik w ogóle dowiedział się, że ma czego dochodzić.

Co przyniesie druga ustawa (realnie od 2027 r.)

Główne zmiany kryją się w drugim etapie – projekcie odrębnej ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia kobiet i mężczyzn (numer UC127 w wykazie prac rządu). To wciąż projekt, ale jego kierunek jest jasny. Najważniejsze nowe obowiązki:

• Wartościowanie stanowisk. Pracodawca będzie musiał ocenić wartość pracy na każdym stanowisku według czterech obowiązkowych, neutralnych płciowo kryteriów: umiejętności, wysiłku, zakresu odpowiedzialności i warunków pracy. Kryteria te wchodzą wprost do Kodeksu pracy (nowy art. 18³c § 3) i mają posłużyć do pogrupowania pracowników w „kategorie" o porównywalnej wartości pracy.
• Prawo do informacji o płacach. Każdy pracownik będzie mógł zażądać informacji o swoim wynagrodzeniu oraz o średnich poziomach wynagrodzeń w podziale na płeć w swojej kategorii (odpowiedź w 30 dni). Raz w roku pracodawca ma o tym prawie przypominać.
• Koniec klauzul o tajemnicy płac. To realne „odtajnienie" wynagrodzeń, choć w węższym zakresie, niż mogłoby się wydawać:

Art. 16 ust. 1. Pracownikowi nie można uniemożliwić ujawniania informacji o jego wynagrodzeniu, w szczególności w celu realizacji praw wynikających z zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

Zapisy w umowach czy regulaminach zakazujące mówienia o własnej pensji mają być nieważne. Uwaga: ustawa daje prawo do ujawniania własnego wynagrodzenia – nie tworzy publicznej listy płac całej firmy.

• Sprawozdanie z luki płacowej. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 osób będą sporządzać sprawozdanie o luce płacowej i przekazywać je organowi monitorującemu: firmy od 250 pracowników – co roku, mniejsze (100–249) – co trzy lata.
• Wspólna ocena wynagrodzeń. Jeżeli w którejkolwiek kategorii luka wyniesie co najmniej 5 proc. i nie da się jej uzasadnić obiektywnymi kryteriami, pracodawca będzie musiał przeprowadzić wspólną ocenę wynagrodzeń ze związkami i podjąć działania naprawcze.
• Mocniejsza egzekucja. Gdy pracodawca naruszy obowiązki przejrzystości, w sporze sądowym ciężar dowodu odwraca się w całości – to on wykaże brak dyskryminacji, nawet jeśli pracownik jej nie uprawdopodobnił (art. 52 projektu). Za niewykonywanie obowiązków grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł, a nieuzasadniona luka płacowa powyżej 5 proc. może nawet wykluczyć firmę z przetargów publicznych (zmiany w Prawie zamówień publicznych i ustawie o umowie koncesji).

Kiedy to wszystko wejdzie w życie?

Uporządkujmy kalendarz:

• Etap 1 (rekrutacja) – obowiązuje od 24 grudnia 2025 r. To jedyna część, która działa już teraz.
• Etap 2 (raportowanie, wartościowanie, jawność wewnątrz firmy) – wciąż na etapie projektu. Konsultacje publiczne trwały do początku czerwca 2026 r., a sama ustawa ma wejść w życie dopiero po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia. W praktyce oznacza to najwcześniej początek 2027 r.
• Pierwsze sprawozdania rozłożono w czasie według wielkości firmy: pracodawcy zatrudniający co najmniej 150 osób złożą pierwsze sprawozdanie do 7 czerwca 2027 r., a firmy zatrudniające od 100 do 149 osób – dopiero do 7 czerwca 2031 r.

Innymi słowy: nowe obowiązki sprawozdawcze nie pojawią się z dnia na dzień – wejdą etapami i realnie zaczną dotyczyć większych pracodawców dopiero od 2027 r.

Podsumowanie

Zbierzmy najważniejsze fakty. Zasada równej płacy za jednakową pracę obowiązuje od dawna i jest egzekwowalna już dziś. Od grudnia 2025 r. działa przejrzystość w rekrutacji: kandydat poznaje widełki płacowe, a pracodawca nie może pytać o dotychczasowe zarobki. Najdalej idące obowiązki – wartościowanie stanowisk, raportowanie luki płacowej, prawo do informacji o średnich płacach i koniec klauzul o tajemnicy wynagrodzeń – to dopiero druga ustawa, która realnie zacznie obowiązywać około 2027 r., a pełne raportowanie mniejszych firm rozciągnie się aż do 2031 r. Dla pracodawców to nie powód do pośpiechu, lecz sygnał, by spokojnie zacząć od najtrudniejszego: rzetelnego wartościowania stanowisk.

Pełny tekst Kodeksu pracy oraz powiązane orzecznictwo sprawdzisz w wyszukiwarce aktów prawnych i Wyszukiwarce Orzeczeń Sądowych w Prostej Umowie, a jeśli zastanawiasz się, czy w Twoim przypadku doszło do nierównego traktowania płacowego, szybko zorientujesz się w sytuacji w naszym Informatorze.

Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sprawa wymaga indywidualnej analizy stanu faktycznego, treści dokumentów oraz aktualnego orzecznictwa.